جميعنا نماطل ونؤجل في تنفيذ المهام والأعمال المطلوبة منا، ولكننا نواجه العديد من المشكلات بعد ذلك مع صاحب العمل أو في الإمتحان، أو حتى مع أنفسنا في جلسات جلد الذات، لذلك جمعنا لكم اليوم أشهر وأهم 7 قواعد لزيادة الإنجاز والإنتاجية في حياتنا، عليك بإحضار مشروب لذيذ وتابع القراءة لكي تحصل على الإفادة.
القاعدة الأولى: 20٪ من المجهود 80٪ من النتائج
تلك هي أولى القواعد لدينا في زيادة الإنجاز وتحسين الإنتاجية، وهي تعني أن 20٪ من الجهد المبذول في أداء مهمة معينة أو جلسة عمل أو مذاكرة، يكون مسؤول عن 80٪ من النتائج، مما يعني أن جزء الـ 20٪ أكبر مرحلة في عمل المهمة، ولابد أن ندركها جيداً ونعمل عليها في البداية، ويُفضل أن نعرف ما هو أكبر وأهم جزء في العمل ونحدده وننتهي منه سريعاً، لأن بذلك يتم إنجاز معظم مهمتك، يعود ذلك القانون إلى عالم الاقتصاد الإيطالي باريتو.
القاعدة الثانية: العمل يتمدد ليشمل كل الوقت المتاح لإنجازه
بحسب قاعدة باركنسون وهو باحث بريطاني شهير، أن المهمة أو جلسة العمل التي لا يتحدد لها موعد معين وفترة محددة فإنها تتمدد لكي تشغل كل الوقت المتاح، وهذا سيء بكل تأكيد، لأن الوقت الذي تملكه للانتهاء من كافة مهامك وأمورك، سوف تجد نفسك مشغول بمهمة واحدة فيه، بالإضافة إلى أنك لن تتمكن من الإنتهاء منها بعد، لذلك فهي تتمدد لتأخذ كل وقتك، هذا إن كنت سوف تنجزها في النهاية، لذا عليك بإتباع تلك نصائح هامة في ذلك:
- حدد موعد نهائي و إلزامي للمهمة الخاص (deadline).
- ضع لنفسك وقت كافي لتنفيذ المهمة دون ضغوط.
- ضع فترة محددة من الساعة الواحدة مثلاً إلى الساعة الخامسة.
القاعدة الثالثة: كل عمل يتعرض للانقطاع يصبح أقل جودة
في عصر الإنترنت والسوشيال ميديا لدينا عشرات الأمور المشتتة والتي تم تصميمها خصيصاً لجذب إنتباهنا ونجدها كلها في الهاتف الذكي، حيث لابد أنك تمتلك حسابات مختلفة على وسائل التواصل الإجتماعي، يحدث أن تستقبل كل عدة دقائق مزيد من الرسائل والتعليقات والإشعارات، كل ذلك يشتت من انتباهك أكثر مما تظن، لذلك وضع كارلسون هذا القانون في زيادة الإنجاز وتحسين الإنتاجية، الذي ينص على عدم الإنجذاب نحو المشتتات.
ويوضح فكرته أن كل عمل ينقطع لفترة وليكن دقيقة أو إثنين لن يكون على مستوى الجودة والكفاءة المطلوبة، وهذا هو عكس مفهوم العمل العميق الذي أشار إليه نيوبورت في كتابه، والذي يتحدث عن أهمية العمل والتعلم بتركيز لتحقيق إنتاجية أكبر في وقت أقل، ولحل هذه المسألة الصعبة يمكنك إتباع قاعدة بومودورو تكنيك الشهيرة، وهي أن تبدأ في جلسة عمل لمدة 25 دقيقة، ومن ثم تأخذ فترة راحة لخمس دقائق، وكرر هذه العملية عدة مرات لكي تنتهي من المهمة خاصتك.
القاعدة الرابعة: قانون العوائد المتناقصة
هذه هي خامس قواعد زيادة الإنجاز وتحسين الإنتاجية، فإذا كنت جالس في حصة تعليمية أو تحضر دورة تعليمية على الإنترنت، فإن مستوى تركيزك سوف يقل عند انقضاء مدة محددة ولتكن من 30 إلى 90 دقيقة، يقول الباحث إيليش صاحب القاعدة أن تركيز الشخص يصبح بالسالب عندما لا يأخذ راحة لفترة محدودة ولتكن 5 دقائق مثلاً أو أكثر، يجعلك وقت الاستراحة تشعر بتجديد النشاط والبدء من جديد.
القاعدة الخامسة: ابدأ بالأصعب
هناك دائماً مهمة لدينا تكون هي الأصعب أو الأطول وقتاً أو الأكثر جهداً، يقول الكاتب هنري لابوريت صاحب القانون، أن عليك التخلص من المهمة الكبيرة والصعبة في البداية، لا تؤجل في تأدية العمل أو المذاكرة أو المهمات الصعبة عندك لأنك تشعر بثقلها وصعوبتها، لأن هذا يؤدي إلى التسويف والمماطلة والتأجيل دون داعي أو سبب حقيقي، وينتهي بك الأمر إلى الفشل في إنجازها، مما يكون له عواقب سيئة.
فإذا كانت المهمة الصعبة عندك هي تناول ضفدع كل يوم بحسب ما قاله الكاتب براين ترايسي في كتابه (فلتأكل ذاك الضفدع)، فقم بتناول ضفدعك في بداية يومك لكي تتخلص منه وتنجز مهمتك الكبيرة، يعمل ذلك على إفراز هرمون الدوبامين في رأسك الذي يشعرك بلذة الإنتصار وتحقيق الإنجاز، مما يدفعك إلى تحقيق المزيد والمزيد من المهمات والواجبات التي عليك. ويُفضل أيضاً أن تكافئ نفسك ببعض التسلية والمرح مثل أن تلعب لعبتك المفضلة، أو تتناول وجبة لذيذة.
القاعدة السادسة: كل مهمة تأخذ وقت أطول من المتوقع لها
إن كنت تعمل كفريلانسر أو كنت طالب جامعي مثلاً، فإن لديك مهمات وواجبات عليك الإنتهاء منها قبل موعد التسليم المحدد، هنا عليك إدراك أن كل مهمة تأخذ وقت أكبر من الذي تظن أنها سوف تأخذه، فإذا أمامك تأدية مشروع معين فعليك وضع مدة أكبر لكي تتمكن من العمل بإرتياحية دون ضغوط، ضع فترة محددة لأسبوعين إن كنت تظن أنك سوف تنتهي من مهمتك في 10 أيام، حتى أن حدث لك أمر طارئ لا تفقد مصداقيتك أمام صاحب العمل.
القاعدة السابعة: طلب الكمال عدو الكمال
لماذا نريد أحياناً أن ننفذ كافة المهام الخاصة بنا بنسبة 100٪؟ هناك داء يسمى طلب المثالية، وهو أن ترغب في إنجاز كل شيء بإمتياز دون خطأ أو تقصير وفي الميعاد المحدد أيضاً! ربما لا يكون ذلك منطقي من الأساس، نحن لسنا آلات بل بشر، لذلك إن أخفقت في بداية عمل المهمة فلا تكسل وتحبط عن إكمالها بداعي أنك لن تستطيع تنفيذها بمثالية!
إن كنت تخطط لأن تذاكر طوال اليوم ولم تتمكن من ذلك لأي سبب، لا تؤجل ذلك إلى ميعاد أخر تستطيع أن تذاكر فيه دروسك عشرة على عشرة، بل يمكنك أن تستذكر دروسك ولو لساعتين فقط، من المؤكد أنها ستشكل فارقاً معك، ويُنصح أن تُقسم الهدف خاصتك أو المهمة إلى مهام صغيرة مع وضع وقت كافي في أداء تلك المهمة، لكي تتمكن من إنجاز ولو القليل من مهامك.
الخلاصة
إن كانت أمامك مهمة معينة وليكن مشروع في العمل أو تكليف للمذاكرة، وكانت تلك المهمة هي أهم شيء عليك فعله فعليك أن تبدأ بها أولاً، ومن ثم تقسمها إلى مهام صغيرة في أوقات محددة لكي تكون سهلة عليك، وعند الإنتهاء من عمل كل جزء تأخذ استراحة لعدة دقائق ومن ثم تعود لاستكمال العمل، واحرص على وضع هاتفك بعيد عنك، أو إن كنت تستخدمه يمكنك تفعيل وضع (عدم الإزعاج) لتجنب التشتت، وكان ذلك 7 قواعد لزيادة الإنجاز وتحسين الإنتاجية.
تعليقات
إرسال تعليق